Lotta ottaa tilauksia vastaan Nordic Labelilla
Etikettejä ja tarroja valmistava Nordic Label otti alkuvuodesta virtuaalisen asiakaspalvelijan Lotan avukseen asiakaspalvelutyöhön. Nyt Lotta vastaanottaa ja käsittelee sähköpostitse saapuvia tilauksia, jatkossa työtehtäviä on tarkoitus laajentaa.
Suomen johtava etiketti- ja tarrapaino Nordic Label otti virtuaalisen asiakaspalvelijan Lotan avukseen vastaanottamaan sähköpostitse saapuvia tilauksia. Käytännössä Lotan tehtävänä on poimia sähköpostin pdf-liitteistä olennaiset tiedot, kuten tuotteet, määrät ja hinnat ja siirtää ne toiminnanohjausjärjestelmään.
- Mikäli tilauksessa on jotain poikkeavaa tai jotain, mitä Lotta ei osaa hoitaa, se siirtää tilauksen siitä vastaavalle henkilölle, kertoo Nordic Labelin kehitysjohtaja Marko Rintanen.
"Aikaa säästyy jo nyt minimissään tunti päivässä."
Näppärä apuri
Tilausten vastaanottamisen automatisointi aloitettiin Nordic Labelilla asiakas kerrallaan. Projektia edistetään niin, että hiljalleen automatisoinnin piiriin saadaan yhä useampi asiakas. Yhdelläkin asiakkaalla automatisointi on jo tuottanut merkittävää säästöä ajankäytössä.
- Tällä hetkellä Lotta hoitaa päivittäin useita tilauksia. Aikaa säästyy jo nyt minimissään tunti päivässä, huolimattomuusvirheet jäävät pois ja käytännössä tilaus on käsitelty heti sen saavuttua, Rintanen arvioi.
Nordic Labelin seitsemän hengen asiakaspalvelutiimissä työskentelevä Marketta Kekkonen sanoo Lotan mukaantulon asiakaspalvelutyöhön olleen äärimmäisen kiehtovaa.
- On hienoa olla mukana näkemässä, mitä robotiikan saralla tapahtuu.
Tosi kiinnostavaa nähdä mihin suuntaan olla menossa, kaikki on vasta alussa.
Hän on huomannut rutiiniluontoisten töiden vähentyneen jo nyt, vaikka projekti on vielä alussa.
- Hienosäätöä tehdään toki koko ajan, se kuuluu tähän. Olen kyllä kokenut Lotan jo nyt näppäräksi apuriksi.
Miten virtuaalinen asiakaspalvelija Lotta voisi auttaa teidän asiakaspalvelijoita ja asiakkaita?
Ota yhteyttä, niin jutellaan.
Asiakaspalvelu kilpailuetuna
Asiakaspalvelu ja sen kehittäminen nähdään Nordic Labelilla kilpailuetuna, jolla on mahdollisuus erottautua markkinoilla.
- Sujuva asiakaspalvelu tilauksesta toimituksen saapumiseen asiakkaalle ajallaan on meille tärkeää. Pystymme suunnittelemaan omaa tuotantoamme sitä paremmin, mitä jouhevammin saamme tilaukset sisään ja käsiteltyä, Marko Rintanen sanoo.
"Asiantuntijuus pääsee esiin paremmin ja asiakaspalvelijat saavat monipuolisempia työtehtäviä."
Nordic Labelilla tilausten vastaanottoon kuuluu paljon robotille sopivaa rutiinityötä, jonka automatisointi vapauttaa asiakaspalvelijoiden aikaa asiakaspalvelutyöhön.
- Asiantuntijuus pääsee esiin paremmin ja asiakaspalvelijat saavat monipuolisempia työtehtäviä.
Minkälaisiin työtehtäviin suosittelisit robottia ja tekoälyä heille, jotka sitä vielä pohtivat omaan käyttöönsä?
- Se riippuu liiketoiminnasta ja businesscasesta. Meille tulee viikkotasolla satoja tilauksia käsiteltäväksi ja kun jokaisessa on vähän omia kommervenkkejä, niin robotin käsittelemät rutiinicaset helpottavat tekemistä.
Automatisointi kiinnostaa asiakastakin
Mikäli ohjelmistorobotiikka on aiheena vieras, saattaa sen käyttöönotto vaikuttaa joskus epäilyttävältä. Nordic Labelissa oltiin kuitenkin alusta alkaen tietoisia siitä, mihin robotiikkaa voisi heillä soveltaa.
- Onhan tässä ollut määrittelytyötä, mutta ei se mikään mahdoton homma ole ollut. Tiesimme, mitä olimme tekemässä ja sisäisillä resursseilla pystyimme tunnistamaan jo valmiiksi, mitä voisimme automatisoida, Rintanen taustoittaa.
Myös Nordic Labelin asiakas, jonka tilaukset on automatisoitu ensimmäisenä, on suhtautunut automatisointiprosessiin hyvin.
- Asiakas ollut hyvin ymmärtäväinen ja kannustava sekä kiinnostunut asiasta yhtä lailla. Kaikkien intresseissä on tietysti löytää fiksuja tapoja tehdä ja kehittää toimintaa.
"Robotti on hyvä tekemään toistuvia rutiinitehtäviä. Sellaisia, joissa ihmisen ja asiantuntijan potentiaali ei ole parhaassa hyötykäytössä."
Rutiinit robotille
Marko Rintanen muistuttaa, että robotille kannattaa antaa sellaisia työtehtäviä, mitkä se osaa myös toteuttaa.
- Robotti on hyvä tekemään toistuvia rutiinitehtäviä. Sellaisia, joissa ihmisen ja asiantuntijan potentiaali ei ole parhaassa hyötykäytössä.
Kysymykseen robotiikan kalleudesta Marko Rintanen vastaa, että näkemys riippuu siitä keneltä kysyy.
- Me näemme robotiikassa paljon potentiaalia ja halusimme lähteä ennakkoluulottomasti kokeilemaan sitä. Ainakaan toistaiseksi kyseessä ei ole ollut mikään mahdottoman hintainen projekti.
Nordic Labelilla aiotaan jatkossa myös laajentaa Lotan työtehtäviä ainakin datan hallinnan ja tietojen tarkistuksen saralla.
- Positiivisissa merkeissä, odottavin ja innostunein tunnelmin odotamme tulevia projekteja, Rintanen kiteyttää.
Kiinnostaako Lotta Tukiäly ja sen tuomat mahdollisuudet asiakaspalvelun kehittämisessä? Ota yhteyttä, niin kerromme mielellämme lisää. Voit myös ladata oppaamme aiheesta:
Topics: referenssit, tekoäly, LOTTA TUKIÄLY, asiakaspalvelun automatisointi, chatbot
